Ứng dụng công nghệ thực tế ảo trong tổ chức sự kiện triển lãm

Công nghệ thực tế ảo ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động tổ chức sự kiện triển lãm của doanh nghiệp. Nhìn chung, đối với những ai tổ chức sự kiện triển lãm, khai trương trong các lĩnh vực khác nhau như khu công nghiệp, bất động sản, du lịch… thì việc chuẩn bị, triển khai công nghệ thực tế ảo luôn cần được chú ý rất nhiều. Trong bài viết dưới đây, Panamamaritimeconference sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về các ứng dụng của công nghệ thực tế ảo trong các sự kiện triển lãm.

Tổ chức sự kiện thực tế ảo là gì?

Chắc hẳn mọi người đều đã từng nghe về thực tế ảo, công nghệ thực tế ảo nhưng trên thực tế thì rất ít người thực sự hiểu về thuật ngữ này. Về cơ bản, công nghệ thực tế ảo được con người sử dụng để tạo ra một môi trường, không gian ảo, hiển thị thông qua màn hình máy tính hoặc các loại kính thực tế ảo. Điều này mang tới cho người dùng những trải nghiệm vô cùng đặc biệt trong không gian ảo.

Tất nhiên, mỗi khi nhắc tới công nghệ thực tế ảo thì nhiều người thường nghĩ ngay đến các tựa game giải trí. Thế nhưng, trên thực tế thì công nghệ này còn được ứng dụng rất nhiều trên các sân khấu sự kiện. Với việc áp dụng thực tế ảo, nhà tổ chức sự kiện triển lãm sẽ mang đến cho người dùng những trải nghiệm cực kỳ thú vị. Tất nhiên, điều này sẽ mang lại nhiều ấn tượng cho các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

Những lý do nên tổ chức sự kiện thực tế ảo.

Trước đây, bạn có thể thấy rằng gần như tất cả các sự kiện, triển lãm đều được chuẩn bị dàn âm thanh, ánh sáng theo phong cách truyền thống. Tất nhiên, điều này không có gì sai nhưng ở thời điểm hiện tại, với sự phát triển của công nghệ thực tế ảo thì hình thức này đã không còn phù hợp. Công nghệ thực tế ảo tại các triển lãm, sự kiện sẽ mang lại rất nhiều ưu điểm, trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng. Điều này bạn có thể thấy thông qua các yếu tố như visual sân khấu, ánh sáng, âm thanh, thiết kế sân khấu.

Hiện nay, các doanh nghiệp, nhãn hàng luôn cố gắng rất nhiều trong việc quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ. Vì vậy, tổ chức các triển lãm thực tế ảo, giúp cho các khách hàng có cơ hội trải nghiệm sản phẩm một cách chân thực nhất là phương pháp marketing không thể hiệu quả hơn.

Những điều cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện thực tế ảo.

Tiến hành sáng tạo thông điệp

Dù bạn tổ chức bất cứ một loại hình sự kiện nào, với mục đích nào đi chăng nữa thì điều đầu tiên chúng ta cần làm đó là sáng tạo thông điệp. Đó sẽ là xương sống, cơ sở không thể thiếu để chúng ta triển khai, tổ chức các sự kiện được thành công, hiệu quả. Vì vậy, để tổ chức tốt sự kiện triển lãm thực tế ảo, sáng tạo thông điệp là điều đầu tiên chúng ta cần làm tốt.

Tất nhiên, thông điệp của mỗi sự kiện đều phải đi kèm với mục đích ban đầu của chúng ta chẳng hạn như giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của nhãn hàng. Nhiều người nhầm tưởng rằng ý nghĩa, thông điệp của sự kiện chỉ ảnh hưởng tới nội dung tổ chức, thế nhưng trên thực tế thì đó còn là yếu tố để chúng ta lựa chọn địa điểm tổ chức, diễn giả hay thậm trí là các thiết bị cần sử dụng.

Lập ngân sách tổ chức chi tiết

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là quá trình tổ chức các sự kiện, triển lãm thì ngân sách luôn là vấn đề cực kỳ quan trọng mà các nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm. Có thể nói, xây dựng ngân sách tổ chức các sự kiện triển lãm thực tế ảo là điều không hề đơn giản.

Trong một buổi triển lãm, chúng ta cần phải quan tâm tới rất nhiều khoản như chi phí thuê địa điểm, thuê diễn giả, trang thiết bị… Không những vậy, chúng ta còn phải cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp, nhãn hàng. Có thể nói, tối ưu được chi phí, ngân sách cho các buổi tổ chức triển lãm thực tế ảo là điều rất quan trọng nhưng đồng thời cũng vô cùng khó khăn.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Từ xưa tới nay, địa điểm tổ chức các sự kiện, triển lãm luôn được các nhà tổ chức quan tâm. Đối với việc tổ chức triển lãm thực tế ảo, thậm chí việc lựa chọn địa điểm thích hợp còn khó khăn hơn nữa. Lý do chính là bởi các sự kiện này yêu cầu sử dụng rất nhiều thiết bị và đặc biệt là kết nối internet.

Để đưa ra quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện, chúng ta cần cân nhắc rất nhiều yếu tố như thông điệp gửi tới khách hàng, kích thước không gian của phòng, vị trí đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Ngoài ra, để sự kiện diễn ra một cách thuận lợi, chúng ta cần đảm bảo kết nối internet ổn định.

Quản lý hậu cần

Theo kinh nghiệm được chia sẻ từ những chuyên gia tổ chức, quản lý các triển lãm thực tế ảo thì yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện đó chính là công tác hậu cần. Công việc chính mà đội hậu cần thực hiện đó là đặt phòng tổ chức, thuê không gian, bố trí các thiết bị ánh sáng, âm thanh. Các hạng mục kể trên chắc chắn là điều không thể thiếu trong mọi sự kiện quan trọng.

Năng lực của người tổ chức

Để có thể tổ chức, duy trì thành công một sự kiện thực tế ảo, chắc chắn năng lực của người tổ chức có vai trò quyết định rất lớn. Bên cạnh các kỹ năng như xây dựng thông điệp, lựa chọn địa điểm hay chuẩn bị nguồn ngân sách phù hợp thì người tổ chức còn cần một kỹ năng quan trọng khác đó là xử lý các vấn đề phát sinh bất ngờ và chịu áp lực công việc cao.

Khi tổ chức các sự kiện, người quản lý, tổ chức sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn cần được giải quyết ở cùng một thời điểm. Đó sẽ là một áp lực công việc cực lớn. Bên cạnh đó, các vấn đề phát sinh trong khi diễn ra sự kiện yêu cầu người tổ chức phải có khả năng ứng biến, giải quyết tình huống nhanh nhạy.

Các hình thức tổ chức triển lãm thực tế ảo

Triển lãm thực tế ảo 360

Các gian hàng của triển lãm thực tế ảo 360 được lập trình với nhiều tính năng, cho phép khách hàng đi lại, tham quan các sản phẩm, dịch vụ và cung cấp cho họ các thông tin chi tiết. Đây là một sự lựa chọn tốt nhất ở thời điểm hiện tại.

Xem thêm: Thiết kế gian hàng triển lãm tại website triển lãm công nghệ

Sử dụng các gian hàng trên website thương mại điện tử

Hiện nay, tổ chức triển lãm trên các gian hàng của những website thương mại điện tử lớn đã trở nên cực kỳ phổ biến. Nguyên nhân là bởi hình thức này vừa giúp tiết kiệm chi phí cho nhãn hàng vừa mang lại sự tiện lợi cho người dùng.

Triển lãm với công nghệ thực tế ảo VR

Ở thời điểm hiện tại, sử dụng công nghệ 3D để tổ chức các sự kiện thực tế ảo đã là điều không hề xa lạ. Tất các không gian, cửa hàng mà chúng ta nhìn thấy đều được xây dựng bởi không gian 3 chiều. Trong không gian đó, chúng ta có thể thoải mái di chuyển, tương tác với từng sản phẩm của mỗi gian hàng.

Triển lãm thực tế ảo với website 3D

Về cơ bản, các sự kiện thực tế ảo với 3D website được xây dựng bởi nền tảng chính đó là công nghệ 3D. Trong các sự kiện triển lãm này, khách hàng sẽ được trải nghiệm không gian 3D cực kỳ chân thực, sống động với những sản phẩm mới mẻ.

Các sự kiện triển lãm công nghệ thực tế ảo ngày càng được quan tâm hơn bởi những công ty, doanh nghiệp lớn trong quá trình giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của họ. Tuy nhiên, tổ chức những sự kiện ứng dụng công nghệ thực tế ảo chưa bao giờ là điều đơn giản. Vì vậy, chúng ta phải chuẩn bị thật kỹ càng, đầy đủ những yếu tố cần thiết cho các sự kiện này.